Angesichts des Verlustes der Freundschaft Amerikas zu Europa fehlt es eigentlich nicht an Alternativen. Mehrere Open Source Office Pakete (Open Office und Libre Office sind wohl die Bekanntesten) stehen zur Verfügung. Ich möchte hier aber speziell für Microsofts Word eine Alternative skizzieren. Speziell für den ursprünglichen Einsatzzweck, einen oder mehrere Briefe möglichst effizient zu erstellen, scheint mir etwas Überlegung angebracht.

Grundsätzlich rede ich hier von einer relativ einfachen (mal sehen, wie weit diese Skizze hier geht) Webapplikation, die jedes Unternehmen selbst hosten kann.

Ein Brief hat feste Bestandteile, die optimalerweise mit wenigen Klicks zusammengeführt werden müssen. Ob daraus ein DIN Standardbrief oder etwas künstlerisch freier gestaltetes Dokument wird, legt ein Template fest.

Der weitere Text von einem im Geschöftsleben üblichen Standardbrief aus.

In dem Template ist das grundsätzliche Aussehen und auch die Absenderadresse schon verewigt. Selbstverständlich könnte eine einfache Auswahlbox verschiedene Absender festlegen.

Dann entscheide ich, an wen der Brief gesendet werden soll. Der Adressat wird entweder vollständig in ein Textfeld eingegeben (Software kann selbst entscheiden, was hier die Adressbestandteile sind. Die übliche Unterteilung in Anschrift, Anschrift1, Straße, PLZ, Ort führt zu umständlicher Eingabe und verhindert ein einfaches Einfügen mittels Copy und Paste) oder wird am rechten Bildschirmrand aus einer Übersicht von Firmen und Personen, die aus früheren, gemerkten Adresseingaben bestehen ausgewählt. Das Erstellen eines Serienbriefes beschränkt sich dann auf die Auswahl mehrerer Adressaten. Da bei jedem Adressaten vermerkt ist, ob eine Du-Anrede passt, kann das System nach Auswahl der Adressaten entscheiden, ob die Eingabefelder für Sie- und/oder Du-Text angezeigt werden.

Um eine vernünftige Anrede zu erstellen, muss ausgewählt werden, ob es sich um einen einfachen Brief oder um eine hochoffizielle Mitteilung handelt. Im ersten Fall, wird eine (konfigurierbare) lockere Anrede gewählt. Ist bei der Person eine Anrede per „Du“ erlaubt oder eine spezielle Anrede hinterlegt („Hey Bro“) wird diese verwendet bzw. z.B. (wiederum konfigurierbar) „Hallo Peter“ oder „Liebe Ulla“ als Anrede erzeugt.

Bei neuen Kontakten wird eine Checkbox angezeigt, die festlegt, ob ich mit dem Kontakt per Du bin oder nicht.

Ebenfalls erscheint eine Eingabe für die spezielle Anrede.

Alle Informationen werden in einer Datenbank abgelegt, werden bei Serienbriefen automatisch verwendet (Jeder Angeschriebene erhält so einen persönlichen Brief mit Du- oder Sie-Text und, falls hinterlegt, sehr persönlicher Anrede.

Ein hochoffizielles Schreiben verwendet, sofern die Informationen vorhanden sind, hochoffizielle Anreden wie z.B. „Sehr geehrter Herr Prof. von Hausen“.

Der Benutzer tippt dann nur noch den konkreten Inhalt des Anschreibens. Bei einem normalen Brief tippt er, abhängig von den ausgewählten Empfängern, eine Sie und eine Du-Variante des Textes (irgendwann wird eine KI die Umwandlung von Sie- in Du-Texte sicher leisten können).

Die eingegebenen Texte werden als Vorlagen für zukünftige Briefe abgespeichert und auf der rechten Seite zur Auswahl angeboten, sobald man sich im Texteingabefeld befindet.

Für Adressaten und Vorlagen gibt es jeweils eine schlaue Suchfunktion auf Vektorbasis.

Der Absender ergibt sich aus der am Bildschirm sitzenden Person.

Bleibt der Versand des Briefes. Bei einer Person oder Firma kann man bevorzugte Versandarten konfigurieren. So kann man Infos per E-Mail, SMS, WhatsApp usw. versenden. Auch ein Postversand und Einschreiben sind möglich. Faxen ebenfalls.

Eine solche Lösung benötigt bei den Personen ein paar mehr als die üblichen Informationen (Du-Schalter, spezielle Anrede, Du- und Sie-Texte bei Serienbriefen), erlaubt aber damit eine gezielte Kommunikation mit dem Adressaten. Das Erstellen und Versenden eines Briefes oder gar eines Serienschreibens sind aber mit einer solchen Lösung extrem schnell zu erledigen.

Die gespeicherten Daten können dann auch wertvoller Input für ein zukünftiges oder bereits vorhandenes CRM-System sein.

Word benötigt man dann, zumindest wenn es um das Erstellen von Briefen geht, nicht mehr. Das System selbst hat umfangreiche Kontrolle über das korrekte Aussehen eines Briefes. Bindet man alle oben genannten Systeme an, hat man eine zentrale Stelle für den Nachrichtenversand.

Dann muss man sich nur noch Gedanken machen, wie man möglichst intelligent eventuelle Antworten verwaltet.