Neues von APE: Dokumenten-Center

APE, die Arachno Process Engine, wird immer mächtiger.

Da in Prozessen oft Dokumente erzeugt, verschoben, ausgefüllt und wieder hochgeladen werden müssen, gibt es nun einen neuen Befehl in APE:

DOCCENTER

Dieser Befehl stellt neben dem Ausfüllen von PDFs das bisher mächtigste Verb der Beschreibungssprache für Prozesse dar.

Hat man innerhalb eines Prozesses Dokumente bereitgestellt kann DOCCENTER jede Menge erledigen.

Zuerst wird z.B. Ihr Kunde per E-Mail über die bereitgestellten Dokumente informiert (E-Mails sind in APE bekanntlich templatebasiert, werden also im gewünschten Design ausgeliefert). Der Kunde erhält dann einen Link zu seinem persönlichem Dokumenten-Center, in dem der seine Dokumente herunterladen (und später auch hochladen) kann.

Ist ein Dokument mit einer Verwendungsbeschreibung wie z.b. „Bitte ausfüllen, unterschreiben und wieder hochladen“ versehen, kümmert sich APE vollständig um den dann notwendigen Ablauf. Der Kunde erhält z.B. täglich (das ist durch den Administrator abschaltbar) eine Erinnerung, dass er noch etwas zu tun hat.

Eine Administratorin erhält eine Mitteilung per E-Mail, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Diese E-Mail enthält einen Link zu ihrer Dokumentenübersicht. Hier erhält Sie den vollständigen Überblick über alle Dokumente.

Sie sieht, farblich kodiert, ob noch auf einen Upload gewartet wird.

Sie kann die Dokumente anschauen und Nachbesserungen anfordern (der Kunde erhält dann eine entsprechende Nachricht und APE weiß, dass wieder auf einen Upload gewartet werden muss.

Sie kann ein hochgeladenes Dokument als „Okay“ kennzeichnen. Erst wenn alle Dokumente, die einen Upload erfordern als „Okay“ gekennzeichnet sind, geht es weiter zum nächsten Prozessschritt.

Wer die Nachricht über hochgeladene Dokumente und damit Zugang zur Steuerung aller Dokumente erhält ist konfigurierbar. Genau wie jede einzelne Nachricht, die versendet wird, frei konfigurierbar ist.

Das Dokumenten-Center, dass der Kunde zu sehen bekommt, ist, wie alle Interaktionen mit Dritten, im Design Ihrer Website gehalten ( ein Teil der Einrichtung von APE ist ja die Komplettübernahme Ihres Designs in APE ). Das

So werden Ihrem Kunden Downloads zur Verfügung gestellt. Das Dokument kann angezeigt und heruntergeladen werden. Falls eine Verwendungsbeschreibung konfiguriert ist, wird die Möglichkeit zum Upload angeboten.

Im Bild ist bereits eine hochgeladene Datei zu sehen. Diese kann für eventuelle Korrekturen einfach überschrieben werden.

 

 

 

Das Dokumenten-Center für den Administrator sieht wie folgt aus:

Für jeden Prozess werden alle Dokumente mit Namen des Kunden (hier „Roland Schopp“ ) angezeigt. Die farbliche Markierung erlaubt einen schnellen Überblick über alle Dokumente. Je nach Konfiguration werden, für einen besseren Überblick, nur aktive Dokumente angezeigt. Dokumente von abgeschlossenen Prozessen kommen nicht zur Anzeige.

Damit sollte ein vernünftiger Ablauf bei der Dokumentenverarbeitung mit einem einzigen Befehl („DOCCENTER“) sichergestellt sein.

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